Tugas X b1- X b2 oktober th 2012
cermat dan teliti ke 3 hal :
.a. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c.
Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran,
sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian
i.
bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor
semua jawaban
dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa
cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
jawab
a. Pengertian Administrasi :
a. Pengertian Administrasi :
Secara
etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam
bhs Inggris “administration” artinya
Tata Usaha.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
:
Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
:
Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembag
B Faktor
Administrasi
1.
Pengorganisasian
Merupakan
rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
2.
Manajemen
Merupakan
rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3.
Tata
Hubungan
Merupakan
rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak
lain dalam usaha kerjasama.
4.
Kepegawaian
Merupakan
rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.
5.
Keuangan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6.
Perbekalan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara,
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam
usaha kerjasama.
7.
Tata
usaha
Merupakan
rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8.
Perwakilan
/humas
Merupakan
rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan
c.Pengertian
Kantor
3.Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor
adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
d.Pengertian
Administrasi perantoran
Administrasi
perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
William
Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan
penjualan.
2.
George
R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Arthur
Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen
kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun,
dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan
e. Pengertian
Pekerjaan Kantor
Umumnya,
pekerjaan kantor disebut juga clerical
work (pekerjaan tulis) atau paper
work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut
dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut
beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.
George
R. Terry :
Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan.
2.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan
kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan
warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari.
3.
Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan
kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan
:
Pekerjaan
kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan
kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan
di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai
tingkatan terendah.
f. jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis
pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat
diperlukan.
Contoh
: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan
kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh
: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh
: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan
kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Contoh
: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu
kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh
: mengirim e-mail, faksimili, surat
6.
Menyimpan
Yaitu
kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Contoh
: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku
di perpustakaan
7.
Melakuan
Komunikasi
Yaitu
kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh
: corespondence, telepon, teleconference, chatting
8.
Menghitung
Kegiatan
melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh
: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9.
Pekerjaan
lainnya
Yaitu
pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh
: pelayanan tamu, kurir, cleaning service
ngkan prasara merupakan benda yang tidak
bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan
g Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan
istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak
seperti komputer, mesin dll seda
Peralatan/perlengkapan
kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor
dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1.)
Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
a)
Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis
kertas, map, amplop dlll)
b)
Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler,
perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting,
pemotong kertas dll.
c)
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
(1)
Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis
catatan harian staf kantor
(2)
Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan
jasa, hingga prosedur kerja.
(3)
Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang
daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering
melakukan kerja sama.
(4)
Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan
telepon.
(5)
Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)
(6)
Peta kota-kota besar
(7)
Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir
(8)
Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu
yang datang ke perusahaan
(9)
Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk
dan keluar
(10)
Buku catatan keuangan
(11)
Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)
j. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia